W jakiej sytuacji wymagany jest akt notarialny?

Akt notarialny jest dokumentem urzędowym potwierdzającym dokonanie pewnej czynności prawnej, a dokładniej mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy pomocy aktu notarialnego wymienia ustawa. Pozostałe z kolei określają pomiędzy sobą strony zainteresowane. Uwarunkowania w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń ujętych w akcie w sytuacji, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje bezskutecznością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić? 

Akt notarialny – co to jest i kto może go przygotować? 

Akt notarialny jest urzędowym zaświadczeniem, którego forma jest szczegółowo sprecyzowana przez polskie przepisy. Zaświadcza on dokonania pewnych czynności. Może to być kupno nieruchomości, lub umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektóre czynności prawne muszą być poświadczone u notariusza z Łodzi, inne z kolei mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że zainteresowani mają taką wolę. Kto może przygotować taki dokument? W większości przypadków dokument przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich większych miastach jak Wrocław, Łódź czy Szczecin, ale również małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać żadnej nieruchomości. W pewnych przypadkach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Czasami z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które wydawane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul. 

Z jakich elementów składa się akt notarialny

To, jak powinien wyglądać akt notarialny oraz jak go przetrzymywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Ważne jest, aby napisany był on w języku polskim. Co więcej powinien on zawierać następujące części:

  • data – dokładna data napisania aktu notarialnego, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
  • miejsce – miejscowość, gdzie podpisano dokument,
  • dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
  • dane zainteresowanych stron – dokument powinien zawierać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL oraz numer NIP,
  • oświadczenia stron – czyli najważniejsza część dokumentu, z podkreśleniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty okazane przy podpisywaniu aktu,
  • wyjątkowe okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć szczególne okoliczności, jakie miały miejsce przy sporządzaniu dokumentu,
  • potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został przeczytany i podpisany w obecności obu stron,
  • podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, a także notariusza.

Jakie okoliczności wymagają sporządzenia aktu notarialnego? 

Czynności zawarte w polskim prawie, które koniecznie muszą być przypieczętowane przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

  1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
  2. umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
  3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  4. umowy o podziałach spadku, jeśli zawarta jest w nim nieruchomość,
  5. umowa spółki partnerskiej,
  6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
  7. umowa spółki komandytowej,
  8. umowa spółki z o.o..

Pozostałe czynności również mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak wygląda zawarcie za pomocą aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za przejrzyste i zrozumiałe napisanie aktu. Ważnym momentem przypieczętowania umowy za pomocą aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności obu stron umowy. Aby akt nabył moc prawną notariusz powinien upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść aktu. Jeśli jest takie życzenie stron, notariusz odczytuje również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy akt nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tej sytuacji obowiązuje rejonizacja i zależy to od od siedziby kancelarii, gdzie był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony dostają odpisy aktów.

Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależne jest to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.